Classificazione / Documenti per Tipologia Procedimento

Così come avviene per gli Iter Procedurali, anche per i documenti è prevista l’attività di classificazione delle varie tipologie di documento.
Ciò consentirà di uniformare le terminologie in termini di riconoscimento della corrispondenza e degli allegati.

Il sistema prevede, quindi, la possibilità di classificare categorie, ovvero raggruppamenti logici, all’interno delle quali verranno definite le varie tipologie riconosciute.
Da questo elenco potranno essere selezionate le tipologie di documento da associare a ciascuna Tipologia di Procedimento. Questa operazione consentirà di determinare quali documenti dovranno considerarsi essenziali per il svolgimento delle attività legate ai procedimenti (Completezza del Fascicolo).

Modelli Documento

RIDE prevede la composizione dei vari modelli di documento che verranno utilizzati nel normale svolgimento delle attività di segreteria. E’ possibile quindi definire un modello utilizzando il Word Processor LAMA (descritto più avanti) o MS Word 97.

Oltre al normale inserimento di testi, all’interno di ciascun modello sarà possibile inserire parametri, facenti riferimento a parti informative dei procedimenti (a.e. referenti, indirizzi, dati catastali, ..), i quali verranno sostituiti dinamicamente dai contenuti.

Fascicolo Pratica

Altro elemento fondamentale di un atto amministrativo consiste nella gestione della parte documentale, ovvero una effettiva fase istruttoria di verifica di completezza del fascicolo.
L’oggetto documento di RIDE è l’integrazione di tutte le fasi di identificazione, inserimento in un atto e trasmissione. Consiste nell’elemento di dettaglio della fase di corredo documentale della pratica, gestendo tutte le informazioni relative a referenti, date di acquisizione o trasmissione.
Nel caso di documenti interni, fornisce la possibilità di avviare le attività di produzione documento, gestendo automaticamente i dati che si riferiscono all’autore ed all’annotazione dell’attività stessa nell’Iter Procedurale.

L’oggetto fornisce tutte le funzionalità di Archiviazione Documentazione Enti Terzi, sia in termini di presentazione o comunicazione, sia di classificazione e gestione in formato numerico. Come descritto più avanti, l’immagine di ciascun documento può essere quindi memorizzata ed archiviata all’interno del sistema, per poter essere consultata o riprodotta in qualsiasi momento.
Nel caso di documenti rilasciati, il sistema prevede le fasi di revisione.

Word Processor LAMA

Per la gestione di Documenti Interni (Comunicazioni, Rilascio, Notifiche, ..... ), sono previste funzionalità di creazione di modelli parametrizzati, attraverso MS WORD 7.0 o, come precedentemente descritto, utilizzando il word processor interno.
Nella figura seguente viene mostrato un esempio di gestione attraverso l’utilizzo del Word Processor LAMA all’interno di RIDE.

Il documento risultante verrà memorizzato sia in forma di modello, sia in forma di documento specifico legato ad un atto amministrativo. La stampa del documento interagisce con le parti di gestione che memorizzano l’evento all’interno della fase documentale e di gestione dell’Iter Procedurale.

Documenti Scannerizzati

Nel caso di documenti in arrivo, il sistema consente l’associazione di immagini scannerizzate, memorizzate con i formati più diffusi. Per ciascun documento pervenuto sarà, quindi, possibile associare più immagini di diversa natura, .doc, .tif, .bmp, .dwg, tutti quanti serviranno alla composizione delle pagine e degli allegati del documento identificato.

La finestra possiede alcune elementari funzionalità grafiche, che consentiranno una migliore "leggibilità" delle pagine disponibili (zoom, spostamento, descrizione aggiuntiva, numerazione degli allegati, … ).